Estrategia del Workplace

Es un cambio continuo lo que estamos viviendo estos días, todo lleva un ritmo frenético. Las formas de comunicación han evolucionado, la manera de ir de comprar, consultar datos bancarios o de interactuar con nuestro propio hogar. Este mismo estímulo se han transferido a la manera de trabajar.

En este post, hablaremos de los principales cambios que se están dando en la manera de trabajar de pequeñas, medianas y grandes empresas.

¿Qué se entiende por Workplace Strategy?

Los avances tecnológicos que llevamos viendo desde hace ya unos años han propiciado cambios muy importantes en los procedimientos de trabajo de muchas empresas. Cambios que, como veremos más adelante, se traducen en la eliminación de despachos o lugares fijos de trabajo, una mayor tendencia al trabajo en equipo, una mayor flexibilidad en los horarios y la incorporación del teletrabajo en la cultura de una determinada compañía.

Para afrontar dichos cambios o poner en prácticas estas tendencias muchas compañías se ven obligadas a contratar servicio relacionados con la estrategia de espacio o “workplace strategy”. Son equipos de consultaría con el fin de encontrar la manera de optimizar el espacio de trabajo de una empresa. Al igual que en las fábricas de hoy en día donde es muy importante el “Layout” o distribución en planta. La optimización del espacio laboral es necesaria para ganar en funcionalidad, operatividad, competitividad y comodidad para los empleados e incluso para los propios clientes de la compañía.

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¿Cuáles son los cambios principales que se están viendo en la manera de trabajar de las empresas?

Uno de los principales cambios que se están dando en la manera de trabajar de las empresas tiene que ver con la movilidad tanto dentro como fuera del espacio físico de trabajo. En primer lugar, dentro de las oficinas de una compañía se valora cada vez más las relaciones sociales y el trabajo en equipo de ahí que se estén eliminando las barreras que no lo favorecen como los despachos cerrados o los espacios fijos de trabajo. Un ejemplo muy interesante de esto es en nuevo campus de la compañía Apple Inc. en EEUU. La idea principal fue de Steve Jobs, el cual su objetivo fue que todos los empleados de la compañía interactuaran entre ellos independientemente del departamento. Por eso han creado un campus circular, como se puede ver en la imagen.

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En la actualidad, la tendencia está en crear oficinas horizontales, diáfanas, con mesas sin dueños y sin jerarquía que favorezcan la conversación y el aprendizaje entre las personas que trabajan en ella. Esto aumenta la productividad, y además las oficinas que potencian el trabajo en equipo aumentan un 20% la productividad de sus empleados.

En segundo lugar, otra de las tendencias que más vemos es la movilidad fuera de la oficina o la desaparición de la idea de la oficina como el espacio físico de trabajo. Gracias a la tecnología podemos decir que la oficina está en todos aquellos lugares en los que tengamos un dispositivo y conexión para poder trabajar. De manera que, nuestra casa, una sala de espera o una cafetería pueden convertirse en lugares desde los cuales llevar a cabo el trabajo del día a día sin ningún tipo de problema.

Otra de las principales tendencias que estamos viendo está relacionada con los procesos de trabajo que también se ven afectados por la aparición de herramientas y nuevas tecnologías que hacen que, bien empleadas, todo sea mucho más fácil. Algo que podemos ver muy fácilmente con la desaparición del papel en favor de archivos digitales o herramientas en la nube. Otro ejemplo en este mismo sentido lo encontramos en la firma electrónica. Antes, cuando era necesario firmar un papel se imprimía, se firmaba manualmente y se archivaba en uno más de los múltiples archivadores que podíamos encontrar en una oficina, con la consiguiente ocupación de espacio.

Otro cambio que estamos observando respecto a las manera de trabajar es el conocido como BYOD o Bring Your Own Device y que consiste en que los empleados utilizan sus dispositivos personales para llevar a cabo su trabajo y almacenar información relativa a este. Algo que tiene sus ventajas, como por ejemplo un incremento de la productividad de los empleados al estar más cómodos trabajando con sus dispositivos, y también una mayor flexibilidad, ya que, son los empleados quienes eligen cuándo y cómo hacer una determinada tarea. Pero esta tendencia también tiene algunas desventajas, la más importante relacionada con los sistemas de seguridad de datos y la protección de información corporativa confidencial.

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¿Cómo evolucionará el Workplace Strategy?

El workplace strategy es un servicio que se puede aplicar tanto a pequeñas, medianas como grandes empresas por una razón muy obvia, los cambios tecnológicos y culturales que se dan en el mundo, aunque en mayor o menor medida, afectan a todas. Ahora bien, son las grandes corporaciones, las que tienen por delante procesos de internacionalización o las que están ampliando su abanico de servicios, las más susceptibles al cambio y las que, por lo tanto, demandan más el asesoramiento en estrategia de espacios.

Todos estos cambios implican una evolución en paralelo en la manera en la que las compañías desarrollan sus funciones y en cómo las aterrizan en sus oficinas. En este tipo de empresas hay además importantísimos cambios a nivel cultural que afectan a nivel corporativo y es por ello que necesitan adquirir flexibilidad y estar preparados para cualquier nuevo cambio.